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Saiba a diferença entre cancelamento e inutilização de notas fiscais

17 de maio de 2022

Como se diz no ditado popular pode até parecer farinha do mesmo saco, mas não é.  Inutilizar e cancelar notas fiscais são ações bem diferentes. E esse é o assunto desse artigo. Continue a leitura!

 O que é inutilizar uma nota fiscal?

Inutilizar um documento fiscal consiste na informação enviada à Sefaz de que um documento não será mais utilizado. Tratando-se de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e), implica dizer que a numeração, ou o conjunto dela, não mais terá utilidade para uso do estabelecimento.

Na NF-e/NFC-e, existe um campo chamado “Número”. Essa numeração sempre está em sequência. Por exemplo, se foi emitida a nota n° 1000, a próxima será a de n°1001.

De vez em quando, durante a emissão, ocorrem problemas técnicos, que podem causar uma quebra de sequência dessa numeração. Mas isso não pode acontecer. Segundo a legislação, a sequência precisa ser respeitada e rupturas entre os números não são permitidas.

Motivos para realizar a inutilização da NF-e/NFC-e

  • Quebra na sequência numérica da NF-e;

  • Quebra na sequência não ser proposital, com intenção de fraude;

  • Numeração da NF-e não ter sido utilizada anteriormente em outra Nota Fiscal, mesmo que tenha sido de um documento cancelado, autorizado ou denegado.

Quando NÃO fazer a inutilização da NF-e/NFC-e

Em alguns cenários a inutilização da NF-e não deve ser feita. Confira as quatro situações:

1 – NF-e cancelada

Uma nota é cancelada, quando o documento fiscal é aprovado, mas o produto não inicia sua circulação. Isso pode acontecer por vários motivos, como por exemplo: erros de digitação na Nota ou desistência da compra.

Assim como a inutilização, o pedido de cancelamento também é feito pelo sistema de emissão. Ele deve ser realizado em até 24 horas após o momento que a nota foi autorizada pela Sefaz.

Porém, o evento de confirmação da operação não deve ter ocorrido. Quando a confirmação, por parte do consumidor é homologada, a nota não poderá mais ser cancelada e deverá acontecer a devolução da NF-e.

2 – NF-e de devolução

A Nota Fiscal de devolução invalida os efeitos da operação de compra. Ela pode se aplicar também quando a entrega do produto atrasar, ou o estoque acabar.

Nos campos desse documento deve conter:

  • Número;

  • Data de emissão;

  • Valor da operação original;

  • Informação dos impostos que se aplicam

  • Por fim, é necessário que a NF-e de devolução seja enviada ao destinatário e autorizada pelo Fisco.

3 – NF-e complementar

Por mais que o nome seja ilustrativo, é importante frisar que esse documento não é utilizado para substituir informações. A NF-e complementar acrescenta dados necessários, como valores do produto, quantidades, características etc. Ela é diferente da Carta de Correção, que possui outro objetivo.

4 – NF-e denegada

Irregularidades fiscais com o emissor ou destinatário podem resultar na denegação da nota. Como esse documento tem validade jurídica, não é possível utilizar o mesmo número. Assim, deve-se armazenar o XML da NF-e por 5 anos.

Qual a diferença entre uma NF-e cancelada e uma inutilizada?

Nenhuma NF-e cancelada pode ter seu número inutilizado. Assim, cada número poderá ser encontrado em apenas uma dessas situações:

– Ter sido utilizado por uma NF-e autorizada, cancelada ou denegada;

– Ter sido inutilizado ou ainda não ter sido utilizado pela empresa em nenhuma dessas situações.

Como fazer a inutilização da NF-e/NFC-e

  1. Fazer a comunicação da quebra de sequência com a Sefaz até o décimo dia do mês subsequente ao erro. Por exemplo, se a quebra numérica ocorrer em janeiro, você deve informar o Fisco até 10 de fevereiro.

  2. Visto isso, é necessário entrar no seu emissor fiscal para cumprir o processo.

No ERP Mitis, o emitente tem acesso de forma automática, conforme base logada, modelo e data também, os demais campos precisam ser preenchidos, são eles: Nº Inicial, Nº Final, Série e Justificativa.

Gostou desse assunto? Compartilhe com quem precisa saber mais sobre NF-e/NFC-e e busca soluções ERP.

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Diogo – Direct

Se não fosse a Mitis, eu precisaria alocar mão de obra em tarefas rotineiras que durariam dias e que hoje eu faço em questão de segundos direcionando o talento dos meus colaboradores para aquilo que realmente é o foco do meu negócio.

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